Bimag

Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group

“Właśnie wczoraj rozmawiałem na ten temat z jednym z użytkowników systemu BI. Nazwy nie mogę podać ale stwierdził, że dzięki wdrożeniu rozwiązania do budżetowania i raportowania OLAP zaoszczędzili kilka milionów zł poprzez zamknięcie 10 oddziałów, które przynosiły im straty, o których wcześniej nie wiedzieli. Wiele dotychczasowych raportów było po prostu “ubarwianych” i dopiero wprowadzenie centralnego systemu BI z możliwością BEZPOŚREDNIEGO dostępu przez Zarząd do informacji analitycznych odkryło PRAWDZIWY obraz sytuacji.

Przykładowo Prophix pozwala na bardzo łatwe alokowanie kosztów pośrdenich na poszczególne linie produktowe czy też same produkty. Pozwala to na bardzo dokładne stwierdzenie, które produkty, działy są rentowne a które nie. Jeszcze ważniejsze wykorzystanie tej metody to policzenie przewidywanych zysków z nowo wprowadzanych produktach. Błąd na tym etapie może spowodować dla firmy ogromne koszty, trudne do odzyskania.

Znowu firma AVANS najwięcej zyskała poprzez możliwość generowania różnych rozbudowanych analiz dla swoich dostawców. Dzięki temu uzyskała od nich ochronę cen na sprzęt, który mają zakupiony i pozostający w magazynach w sytuacji gdy producent obniży na nie ceny. W ten sposób przestali ponosić straty na sprzęcie, który długo się sprzedaje. Przy ich skali działalności oznacza to roczne oszczędności rzędu setek tysięcy złotych. System wraz z wdrożeniem kosztował ich natomiast około 100.000 zł.

U innego klienta, gdzie sprzedaliśmy nasze rozwiązanie BI w trakcie rozmowy okazało się, że ze względu na trudność budowania raportów i analiz w ich dotychczasowym systemie ERP, musieli zlecać każdorazowo przygotowanie tych raportów firmie zewnętrznej. Po podliczeniu oznaczało to wydatek rzędu 50.000 zł rocznie! Po wdrożeniu systemu TARGIT wszystkie, dużo bardziej rozbudowane analizy przygotowują sami.

Niestety naszym przeciwnikiem w przedsiębiorstwach czasami stają się szefowie IT. Niektórzy z nich obawiają się o swoją pozycję w firmie i uważają, że nie powinni oddawać pewnych obszarów związanych z przygotowywaniem raportów i analiz. Wolą korzystać z przestarzałych systemów wymagająch dużego zaangażowania IT tłumacząc Zarządom, ze są one bardzo funkcjonalne i mogą dzięki nim przygotować wszystko o co poprosi Zarząd. rzeczywistości jest to nierealne bo zwykle na to “wszystko” barkuje czasu i wiedzy. W ten sposób ograniczają możliwości planistyczne i analityczne firmy. Nie rozumieją oni w rzeczywistości roli IT w firmie, która ma służyć wsparciu realizacji celów firmy. Jednym z nich jest wspieranie podejmowania właściwych decyzji przez WSZYSTKICH menedżerów w firmie. Nie jest to możliwe bez udostępnienia im elastycznych i łatwych w użyciu aplikacji analitycznych z bezpośrednim dostępem do interesująch danych."

Budżetowanie jako ciągły proces zarządczy

Tradycyjne podejście do planowania i kontroli kosztów często opiera się na jednorazowym tworzeniu i zatwierdzaniu budżetów na przełomie roku. Tak stworzone założenia są następnie utrzymywane przez cały okres budżetowy, pomimo zmieniających się uwarunkowań i faktycznych wyników działalności przedsiębiorstwa.

Zastosowanie nowoczesnych narzędzi in-formatycznych pozwolio Grupie Allianz Polska wdrożyć zupełnie nowe podejście do procesów kontrolingowych, zakładające znaczne zwiększenie skuteczności monitorowania stopnia realizacji planów, a tym samym ciągłe i elastyczne zarządzanie kosztami.
Przygotowanie i uzgodnienie budżetu Grupy Allianz Polska na rok 2007 zostało zakończone dopiero w pierwszym kwartale 2007. Ten niezwykle pracochłonny, trwający wiele miesięcy proces w znacznym stopniu angażował wielu kluczowych pracowników firmy. Tymczasem rosnąca liczba spółek Grupy oraz coraz większe wymagania co do szczegółowości i skuteczności planowania wskazywały na to, że w kolejnych latach akcja tworzenia budżetów będzie jeszcze bardziej skomplikowana i czasochłonna. Naciski Zarządu na skrócenie i poprawę efektywności tego cyklu skłoniły Departament Kontroli Finansowej do poszukiwania systemowego rozwiązania, które pozwoliłoby znacząco uporządkować i uprościć proces budżetowania, dając jednocześnie możliwość wdrożenia nowych, bardziej wyrafinowanych i skutecznych mechanizmów planowania i kontroli.

ROZWIĄZANIE
Szukaliśmy narzędzia, które przede wszystkim zapewniłoby dużą elastyczność tworzenia i zarządzania modelami biznesowymi, na których opiera się budżet Grupy. Istotna była również możliwość zapewnienia użytkownikom interfejsu opartego na wykorzystywanym przez nich na co dzień środowisku MS Excel – mówi Katarzyna Kozłowska, Kontroler Finansowy TU Allianz. Po wnikliwiej analizie dostępnych na rynku rozwiązań, została podjęta decyzja o wdrożeniu systemu Applix TM1, oferowanego przez firmę BusinessVision, dystrybutora rozwiązań Applix (obecnie Cognos) na polskim rynku.
To co przekonało nas do wyboru TM1, to duże możliwości funkcjonalne oraz rzucająca się w oczy łatwość użycia narzędzia. Nie bez znaczenia była też elastyczność firmy BusinessVision, która już na etapie rozmów handlowych była w stanie w krótkim czasie zademonstrować, w jaki sposób można będzie skutecznie zaimplementować i obsłużyć nasze procesy – dodaje Katarzyna Kozłowska.

WDROŻENIE
Wdrożenie systemu budżetowania i kontroli kosztów, opartego o TM1 rozpoczęło się w lipcu 2007. Pierwszym krokiem było przeprowadzenie analizy wymagań i opracowanie docelowej koncepcji tworzenia i monitorowania planów w skali całej Grupy.
Ważnym założeniem dla projektu było to, iż jego celem nie jest odtworzenie w nowym narzędziu aktualnie istniejących procesów, ale raczej wdrożenie zupełnie nowego podejścia. Controling to przede wszystkim psychologia, a nie matematyka. Naturalną cechą ludzi jest chęć obrony własnych interesów i niezwykle trudno jest przekonać kogokolwiek, iż coś można zrobić taniej. Zawsze wtedy rodzi się pytanie, dlaczego ogranicza się właśnie mój budżet. Pierwszym krokiem, jaki wykonaliśmy było wymuszenie na menedżerach poszczególnych działów, aby zastanowili się nad tym, jakie koszty MUSZĄ ponieść a jakie tylko CHCIELIBY – mówi Zbigniew Świątek, Członek Zarządu Grupy Allianz Polska.
Zgodnie z przyjętym harmonogramem pierwszy moduł systemu, pozwalający na rozpoczęcie cyklu budżetowania na rok 2008, został przygotowany do października 2007. Nowe rozwiązanie zostało życzliwie przyjęte przez użytkowników.
Oparcie interfejsu na doskonale znanych wszystkim arkuszach MS Excel, a jednocześnie pełne ujednolicenie i centralizacja zarządzania całym procesem spowodowało, iż kompletny budżet został uzgodniony do końca 2007 roku i zatwierdzony w styczniu 2008. Dzięki ścisłemu kontrolowaniu limitów przez bezduszny mechanizm znacznie skróciły się i uprościły negocjacje budżetowe z dyrektorami działów. Ponadto, dzięki narzuceniu dużego stopnia szczegółowości planowania w oparciu o jednolite wytyczne, powstała platforma do dyskusji o kosztach – mówi Zbigniew Świątek.
Kolejnym krokiem było wdrożenie modułu monitorowania i kontroli wykonania budżetu. Podstawowe wyzwanie stanowiło zapewnienie możliwości dostępu do szczegółowych i aktualnych danych o faktycznie poniesionych kosztach.
Korzystanie z informacji pochodzących z systemu finansowo księgowego było dalece niewystarczające, ponieważ czas pomiędzy decyzją o poniesieniu kosztu (zamówienie) a pojawieniem się zaksięgowanych faktur mógł sięgać kilku miesięcy, co niezwykle utrudniało bieżące śledzenie wydatków i reagowanie na niepożądane zdarzenia.
Podjęliśmy decyzję o rozszerzeniu zakresu projektu o dodatkowy moduł, pozwalający na rejestrowanie zamówień i faktur bezpośrednio w działach odpowiedzialnych za poszczególne wydatki – mówi Bogna Lichodziejewska, Menedżer ds. Konsultingu SystemowoBiznesowego w Departamencie IT Allianz – Pozwoliło to na znaczne skrócenie czasu dostępu do informacji o bieżącej realizacji budżetu, oraz stworzyło dodatkowy mechanizm weryfikacji poprawności alokowania kosztów. Mając dwa niezależne źródła danych można teraz znacznie skuteczniej wychwycić i skorygować ewentualne błędy i nieścisłości, których wyjaśnianie było wcześniej prawdziwą udręką.
Projekt został zakończony w marcu 2008. Dzięki zastosowaniu narzędzia przyspieszającego przebieg całego procesu udało się wdrożyć nową, spójną i o wiele bardziej złożoną koncepcję kontrolingu, a jednocześnie skrócić czas i zmniejszyć pracochłonność naszych działań – stwierdza Zbigniew Świątek. Już teraz widzimy wiele korzyści i usprawnień. Wreszcie uwolniliśmy się od rozsyłania i integrowania kolejnych wersji formatek. Liczymy jednak, że dopiero kolejny cykl budżetowy pozwoli nam w stu procentach wykorzystać potencjał rozwiązania, które stworzyliśmy – dodaje Katarzyna Kozłowska.

SYSTEM WCZESNEGO OSTRZEGANIA
Wdrożenie systemu TM1 stało się jednocześnie okazją do zastosowania nowych rozwiązań w zakresie planowania i kontroli budżetu. Nowe podejście znacznie uprościło negocjacje na etapie tworzenia budżetu, dając równocześnie możliwości bardziej skutecznego przewidywania przyszłych konsekwencji dzisiejszych działań.
Załóżmy, że budżet danego działu zakłada zatrudnienie nowego pracownika, co w dużym uproszczeniu oznacza poniesienie w ciągu roku kosztu jego 12 miesięcznych wynagrodzeń. Patrząc w perspektywie wyłącznie jednego roku można dokładnie taki sam koszt ponieść zatrudniając w grudniu 12 pracowników. W skali jednego roku niewiele się zmienia, budżet wszak nie został przekroczony. Jednak w kolejnych latach powoduje to radykalne zwiększenie kosztów przesądzonych i często można z góry stwierdzić, że wpłynie to w kolejnych latach na przekroczenie założonych limitów wydatków. Takie i znacznie bardziej złożone zależności pozwala wykrywać moduł nazwany Systemem Wczesnego Ostrzegania.
Informacje, jakie na bieżąco możemy otrzymywać z nowo wdrożonego systemu, pozwalają nam w sposób ciągły zarządzać budżetem kosztów. Natychmiastowy dostęp do szczegółowych danych o poniesionych kosztach, System Wczesnego Ostrzegania, moduł kontroli wykonania targetów poszczególnych działów – to wszystko pozwala na świadome podążanie za zmieniającymi się uwarunkowaniami. Jesteśmy przekonani, iż budżetowanie i planowanie przestanie być jednorazową i bolesną akcją wykonywaną na przełomie roku, a stanie się ciągłym procesem zarządczym, opartym na aktualnych, konkretnych i dostępnych dla wszystkich zainteresowanych przesłankach – stwierdza Zbigniew Świątek.

Narzędzie TM1 zostało stworzone przez firmę Applix, która na przełomie 2007/2008 została w całości przejęta przez firmę Cognos, światowego lidera rynku rozwiązań Business Intelligence. TM1 jest zaawansowanym serwerem OLAP, opartym na technologii RAMBased Processing. Serwer TM1 pozwala na tworzenie i zarządzanie złożonymi modelami i procesami budżetowania i raportowania. Interfejsem użytkownika biznesowego jest przede wszystkim MS Excel, rozbudowany o zestaw dodatków (addins), pozwalających na komunikację z serwerem. Niezwykle wysoka wydajność i skalowalność rozwiązania pozwala na jego wykorzystanie w dużych, korporacyjnych systemach kontrolingowych.
Warszawska spółka BusinessVision jest partnerem firmy Cognos i posiada doświadczony zespół konsultantów, specjalizujących się we wdrażaniu rozwiązań klasy Business Intelligence oraz Corporate Performance Management. Więcej informacji na www.BusinessVision.pl.